Historicamente executivo e secretária sempre formaram uma dupla no trabalho. O que constatamos é que, do ponto de vista de desenvolvimento do trabalho dessa dupla, predominam os programas que contemplam isoladamente ou o executivo ou a secretária. Já em outros países, tais como Estados Unidos e Inglaterra, o treinamento conjunto do executivo e secretária faz parte dos planos de desenvolvimento gerencial, especialmente nas empresas de grande porte.
No Brasil de hoje essa tendência é bastante animadora, especialmente me função dos seguintes fatos:
Em algumas empresas a oferta de treinamento só para Gerentes atingiu um nível de exaustão de tal ordem que se torna necessária a introdução de novas metodologias que convençam esses Gerentes (e seus superiores) que treinamento pode trazer mudanças objetivas.
A função de secretária vem cada vez mais se enobrecendo e necessitando de treinamento nas áreas de trabalho comuns com o executivo.
Em geral a motivação das secretárias para participar de programas de treinamento e buscar efetivamente a mudança – especialmente em "assuntos mais nobres" – é bastante superior à dos executivos, na maioria das empresas.
A secretária como pessoa mais próxima, naturalmente desenvolve um conhecimento ímpar do trabalho do executivo, facilitando enormemente a delegação e a implantação de quaisquer novas idéias.
No processo de mudança, uma das fases mais importantes é a de follow-up/acompanhamento; e neste aspecto a maior disciplina da secretária é fundamental e benéfica para o executivo.
A "era da administração participativa" vem diminuindo a distância entre executivo e secretária, facilitando a execução de atividades que envolvam a dupla, simultaneamente.
Boa parte dos executivos já compreendeu que é fundamental uma melhor instrumentação gerencial da sua secretária, que detém uma grande dose de poder informal na organização.
As próprias secretárias já não se satisfazem mais em participar de programas de treinamento que enfatizam boas maneiras, redação, postura etc; elas clamam pelo enriquecimento do seu cargo.
A unidade de treinamento só tem a ganhar, do ponto de vista de visibilidade, programando atividades que envolvam executivo e secretária. Além dos resultados, vale salientar que as secretárias não economizam elogios quando as coisas correm bem (e treinamento precisa desse marketing).
Estes fatores parecem indicar a necessidade de treinamento conjunto executivo/secretária. Quais seriam as condições ideais para que este treinamento pudesse ocorrer, ou como torná-lo possível e viável:
a) que houvesse uma disposição clara da organização em fortalecer a função da secretária, inclusive com aumento do nível de delegação, enriquecimento de tarefas e mudança de status.
b) que o assunto objeto de treinamento fosse algo que fizesse parte do dia-a-dia do executivo e no qual a secretária pudesse ajudar ou influenciar (Administração do Tempo, por exemplo). O processo de identificação dos assuntos/temas deve envolver, obrigatoriamente, a dupla.
c) que a metodologia do programa seja orientada para o fornecimento de informações e instrumentos para a secretária relativos aos temas selecionados, de modo que quaisquer sugestões possam, de imediato, ser propostas à chefia.
d) que executivo e secretária estejam lado a lado apenas durante o período em que se estabelece as "regras do jogo" para o trabalho da dupla. Em alguns casos, pode-se passar um filme curto ou comentar o processo de feedback.
e) que o responsável pela execução do programa tenha credibilidade para fazê-lo, tanto junto aso executivos como perante a secretária (concordamos que isto não é fácil).
f) que o "convencimento" relativo à presença do executivo na parte final do treinamento seja desenvolvido especialmente pelas secretária, ficando a unidade de treinamento apenas com a função de apoio e acompanhamento.
g) que o treinamento não seja abordar um só assunto e uma única vez. É importante que haja uma seqüência de temas, com objetivos claros e que as datas estejam previamente definidas ao longo do ano (afinal a dupla é muito ocupada).
h) que não se misture na mesma turma secretárias de muitos níveis hierárquicos; sugerimos dois níveis, pois isto permitirá o intercâmbio de experiências e sinergia, sem ferir suscetibilidades hierárquicas.
i) finalmente que, após 4/5 temas, seja programada uma avaliação do programa, envolvendo executivos e secretárias, separadamente
Imaginamos 8 horas de duração total para cada tema. Os temas que nos parecem mais adequados: Negociação, Administração de Conflitos, Administração do Tempo, Papéis e Funções do Executivo e Secretária, Processo Decisório, Delegação, Redução de Custos, Informática: A Interação Executivo e Secretária.
Consideramos importante evitar a presença lado a lado em sala de aula do executivo e secretária, pois tal estratégia ainda é inibidora. O ideal é reservar o período final do treinamento para um contato a dois, com privacidade, quando então a secretária apresentará sugestões para mudança quanto ao tema em questão e tentará definir um programa de trabalho de comum acordo (elaborando o chamado contrato técnico/psicológico).
Consultor - L. A. COSTACURTA JUNQUEIRA / VICE PRESIDENTE DO INSTITUTO MVC – M. VIANNA COSTACURTA ESTRATÉGIA E HUMANISMO
http://www.institutomvc.com.br/costacurta/artla53_exec_secr.htm
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